Cho dù bạn đã có kinh nghiệm làm việc lâu đến thế nào đi chăng nữa, việc biết cách trả lời hiệu quả các câu hỏi vẫn là điều vô cùng quan trọng. Đặc biệt là trong thời kỳ khủng hoảng tiềm tàng.

Trong giới kinh doanh, những cuộc đối thoại kiểu Hỏi và Đáp đã thay thế các bài phát biểu và bài thuyết trình thường được lựa chọn là hình thức chính trong các buổi chia sẻ. Các giám đốc điều hành thường xuyên được phỏng vấn trên sân khấu, các ứng viên tìm việc làm sẽ phải đối mặt với một loạt câu hỏi được lên sẵn để làm khó họ và hầu hết các cuộc họp trang trọng có sự thảo luận qua lại cũng đều liên quan tới việc hỏi đáp.

Nếu bạn muốn làm chủ nghệ thuật Hỏi Đáp, hãy đảm bảo rằng bạn tránh được 9 sai lầm sau đây:

1.  NÓI TRƯỚC KHI NGHĨ

Lỗi phổ biến thường gặp nhất là quá vội vã đưa ra câu trả lời trước khi não bộ kịp kiểm tra thông tin. Cũng dễ hiểu khi bạn muốn lấp đầy khoảng thời gian im lặng bằng một thứ gì đó… bất cứ điều gì.

Nhưng nếu bạn nói trước khi suy nghĩ kỹ càng, bạn sẽ phải sử dụng nhiều filler words (các từ đệm dùng để lấp đầy khoảng thời gian trống) như “vâng, chà” hoặc “để tôi nghĩ” hay “ừm”, “à”… Những từ này có thể khiến giọng điệu của bạn nghe có vẻ căng thẳng và làm cắt bớt những gì bạn định nói tiếp theo. Hãy bỏ qua những từ đó và giành thời gian suy nghĩ trước khi nói.

Thực tế, khoảng lặng cho người nghe thấy rằng bạn đang cân nhắc rất nghiêm túc về câu hỏi. Bạn sẽ trả lời tốt hơn nếu bạn dừng lại một chút để suy nghĩ. Và điều này sẽ khiến bạn trông tự tin hơn.

2. ĐÁNH GIÁ CÂU HỎI

Đã bao nhiêu lần chúng ta nghe các diễn giả nói “Đó là một câu hỏi rất hay!”. Đây thường là một chiến thuật trì hoãn — một nỗ lực câu giờ trong khi suy nghĩ. Đôi khi, đó cũng có thể là một câu trả lời chân thành cho một câu hỏi đặc biệt đáng suy nghĩ.

Vấn đề là nếu bạn nói, “Đó là một câu hỏi hay,” bạn đang tự nâng mình lên cao hơn người hỏi. Nếu bạn là một giám đốc điều hành, điều này khiến cho bạn có vẻ như là đang hạ thấp bản thân đối với người nhân viên đã đưa ra câu hỏi. Nếu bạn là một người đang tìm việc, bạn sẽ có vẻ kiêu ngạo (hoặc xu nịnh) khi khen ngợi người quản lý tuyển dụng. Việc của bạn là trả lời câu hỏi chứ không phải đánh giá nó. Thay vì nhận xét về chất lượng của câu hỏi, hãy tạm dừng, suy nghĩ (trong im lặng), rồi trả lời.

3. TRẢ LỜI BẰNG MỘT CÂU HỎI KHÁC

Bạn nên đặt câu hỏi cho người phỏng vấn nếu như bạn không hiểu ý của người đó hoặc bạn muốn hiểu rõ về ẩn ý phía sau câu hỏi.

Nhưng nếu người phỏng vấn không hỏi rõ ràng, chưa chắc họ đã muốn phơi bày rõ ẩn ý của họ nếu như bạn vẫn muốn thử cố hỏi. Và việc của bạn không phải là tìm hiểu động cơ phí sau câu hỏi.

Vậy hãy trả lời mà đừng thăm dò gì thêm. Đơn giản bạn hãy nói “Theo ý hiểu của tôi, anh/chị đang hỏi về….”. Và sau đó đưa ra câu trả lời của bạn. Cách tiếp cận này sẽ khiến bạn tự tin và bình tĩnh hơn.

4. SUY DIỄN HAY LÀ SUY ĐOÁN

Khi ai đó hỏi bạn, đừng đóng khung câu trả lời của bạn bằng việc phỏng đoán hay suy diễn, hay sử dụng những câu như “Dự đoán khả thi nhất của tôi là” hoặc “Tôi nghĩ rằng nó sẽ nằm trong khoảng…”

Ví dụ: giả sử bạn đang trong một cuộc phỏng vấn tìm việc làm và nhà tuyển dụng hỏi, "Mức lương mong muốn của bạn là bao nhiêu?" và bạn chưa nghĩ kỹ. Đừng thốt ra câu trả lời không chuẩn bị trước. Đừng nói, “Chà, theo dự đoán tốt nhất của tôi sẽ là một mức tăng đáng kể so với mức lương hiện tại là 65.000 đô”.

Thay vào đó, hãy nói rằng: “Tôi muốn có thời gian để cân nhắc câu trả lời, vì bây giờ anh/chị đã cho tôi cái nhìn sâu sắc hơn về công việc này. Tôi sẽ báo với anh/chị một con số chính xác sau”. Luôn nói rằng bạn sẽ quay lại với một câu trả lời — và đảm bảo rằng bạn sẽ làm điều đó.

5. LẶP LẠI YẾU TỐ TIÊU CỰC (NGAY CẢ KHI BẠN PHỦ NHẬN ĐIỀU ĐÓ)

Đôi khi người nói sẽ sắp xếp một câu hỏi với những điều tiêu cực về bạn hoặc công ty của bạn. Ví dụ: sếp của bạn có thể nói, "Tại sao tôi không nhận được số liệu bán hàng của cô/cậu cho tháng trước?" Đừng bao giờ trả lời "Anh/chị không nhận được số liệu bán hàng của tôi cho tháng trước bởi vì…"

Việc lặp lại một yếu tố tiêu cực sẽ khiến cho nó trở nên trầm trọng hơn. Thay vào đó, bạn chỉ cần nói: "Tôi nghĩ rằng chúng tôi đã gửi báo cáo trên cơ sở hai tháng một lần." Hoặc nếu một người phỏng vấn nói "Bạn có thể giải thích về những chỗ trống trong sơ yếu lý lịch của bạn không?" đừng trả lời, "Tôi có thể giải thích những chỗ trống trong lý lịch của mình." Chỉ cần nói: "Tôi rất vui được làm điều đó." Hãy định hướng lại cuộc trò chuyện, bằng cách lấn át những điều tiêu cực bằng những điều tích cực.

6. GÂY MÂU THUẪN VỚI NGƯỜI PHỎNG VẤN

Một thử thách khác có thể xảy khi phải đối mặt với một câu hỏi có thể khiến bạn mắc lỗi. Mặc dù bạn không muốn để những sai lầm không được sửa chữa, đặc biệt nếu những sai lầm đó khiến bạn trở nên tệ hơn, nhưng cũng đừng đối đầu trực tiếp với người hỏi.

Ví dụ: giả sử sếp của bạn hỏi, "Tại sao không ai trong bộ phận của bạn liên hệ với Techco về các mối quan tâm của họ đối với sản phẩm?" Đừng nói, "Anh/Chị thông tin sai rồi" Thay vào đó, hãy trả lời rằng "Abdel đã có một cuộc thảo luận rất thành công với họ, tôi sẽ chuyển cho anh/chị báo cáo của anh ấy về các vấn đề đã được giải quyết."

Hãy lịch sự hướng người nghe thẳng tới sự thực.

7. TRẢ LỜI NHỮNG CÂU HỎI GÂY KHÓ CHỊU

Đôi lúc, bạn sẽ bị hỏi những câu hỏi ngoài luồng có thể khiến bạn thất vọng. Đặc biệt, trong một tình huống kinh doanh bạn cảm thấy mình không phải trả lời những câu hỏi động chạm đến đời sống cá nhân của mình.

Ví dụ, nếu bạn đang trong một cuộc phỏng vấn việc làm và người quản lý tuyển dụng hỏi, "Bạn có dự định lập gia đình không?" bạn có thể từ chối câu hỏi đó. Thay vào đó, bạn có thể chỉ cần nói, “Tôi vẫn đang cân nhắc về việc đó” hoặc “Tôi muốn tập trung vào các câu hỏi về công việc hơn”.

Bạn không bắt buộc phải trả lời các câu hỏi về tuổi tác, xuất xứ quốc gia, các chứng khuyết tật, khuynh hướng tình dục, tình trạng hôn nhân, gia đình, chủng tộc, màu da, sắc tộc hoặc tôn giáo của bạn. Đây là giới hạn cho bất kỳ người phỏng vấn nào.

8. NGẮT LỜI NGƯỜI PHỎNG VẤN

Có những lúc bạn có thể cảm thấy như người phỏng vấn đang thuyết trình hơn là đặt câu hỏi. Người nói có thể bị cuốn theo câu chuyện của họ và nói quá lâu. Điều tồi tệ nhất bạn có thể làm là làm gián đoạn họ. Thay vào đó, hãy kiên nhẫn lắng nghe.

Không ai muốn thấy người nghe tỏ ra mệt mỏi khi lắng nghe họ. Ví dụ, các CEO giỏi nhất thường kiên nhẫn lắng nghe khi các nhà phân tích “quay” họ. Việc lắng nghe đó cho phép họ tìm hiểu về các mối quan tâm trên thị trường và trả lời một cách thận trọng hơn.

Một kiểu gây gián đoạn khác bạn cần tránh là đưa bản thân vào cuộc trò chuyện khi người phỏng vấn chỉ dừng lại để suy nghĩ. Nếu bạn trả lời trước khi cô ấy nói xong, trông bạn sẽ rất lo lắng. Hãy đảm bảo rằng người đó đã xong câu chuyện của họ trước khi bạn cất tiếng nói và đưa ra quan điểm của bạn.

9. MẤT BÌNH TĨNH

Việc trả lời các câu hỏi có thể khiến bạn căng thẳng, đặc biệt là trong các tình huống khó khăn mà bạn hoặc công ty của bạn đang được đánh giá, mà người hỏi thì lại đang thăm dò vào những khía cạnh khiến bạn thấy không thoải mái. Nhưng bí quyết để vượt qua được điều này là đừng có vặn xoắn hay khoanh tay trong tư thế phòng thủ, hay là húng hắng lúng túng. Và cũng đừng nói, "Tôi chịu!" Thay vào đó, hãy tận hưởng cuộc trao đổi. Hãy vui vẻ, mỉm cười và cảm ơn người phỏng vấn của bạn khi kết thúc cuộc thảo luận.

Đọc link bài viết tiếng Anh tại đây:Avoid these 9 mistakes when answering interview questions