Báo cáo là gì?

Trước khi tìm hiểu về kỹ năng viết báo cáo, chúng ta hãy cùng mổ xẻ khái niệm báo cáo là gì. Báo cáo là một tài liệu bằng văn bản trình bày kết quả của một cuộc điều tra, dự án hoặc sáng kiến. Nó cũng có thể là một phân tích chuyên sâu về một vấn đề hoặc tập hợp dữ liệu cụ thể. 

Mục đích của báo cáo là để thông báo, giáo dục và trình bày các lựa chọn và khuyến nghị cho hành động trong tương lai. Báo cáo là một yếu tố không thể thiếu của rất nhiều lĩnh vực, bao gồm khoa học, công nghệ, chăm sóc sức khỏe, tư pháp hình sự, kinh doanh và học thuật. Ngoài ra, một số nơi còn có vị trí chuyên biệt được gọi là báo cáo viên, những người phụ trách hầu hết các báo cáo cơ bản trong công ty.

Tầm quan trọng của kỹ năng viết báo cáo

Vậy tại sao kỹ năng viết báo cáo lại quan trọng? Câu trả lời chính là vì tính ứng dụng và thực tiễn của nó. Rất nhiều ngành nghề coi việc viết báo cáo như một trách nhiệm chính. Ví dụ, các bác sĩ phải viết các báo cáo y tế trình bày các phân tích của họ về một số bệnh nhân và/hoặc trường hợp cấp cứu khẩn cấp. Các sĩ quan cảnh sát viết báo cáo phác thảo các chi tiết của các cuộc thẩm vấn và đối chất. Trong khi đó, các nhà quản lý dự án viết các báo cáo thường xuyên để cập nhật cho người giám sát của họ về cách một dự án cụ thể đang phát triển. Điểm chúng chính là tất cả các báo cáo này phải được viết tốt, chính xác và hiệu quả.

Các loại báo cáo phổ biến

Có một số loại báo cáo khác nhau, tùy thuộc vào mục đích và người mà bạn trình bày báo cáo của mình. Dưới đây là danh sách các loại báo cáo phổ biến nhất:

• Báo cáo học tập: Kiểm tra mức độ hiểu của học sinh về chủ đề, chẳng hạn như báo cáo sách, báo cáo về các sự kiện lịch sử và tiểu sử
• Báo cáo kinh doanh: Xác định thông tin hữu ích trong chiến lược kinh doanh, chẳng hạn như báo cáo tiếp thị, bản ghi nhớ nội bộ, phân tích SWOT và báo cáo tính khả thi
• Báo cáo khoa học: Chia sẻ kết quả nghiên cứu, chẳng hạn như tài liệu nghiên cứu và nghiên cứu điển hình trên các tạp chí khoa học

Báo cáo kinh doanh

Các báo cáo có thể được chia thành nhiều loại dựa trên cách chúng được viết. Ví dụ, một báo cáo có thể là chính thức hoặc không chính thức, ngắn hoặc dài và có tính nội bộ hay công khai.

Cấu trúc cơ bản của một báo cáo

Cấu trúc của một báo cáo phụ thuộc vào loại báo cáo và mục đích viết báo cáo. Mặc dù các báo cáo có thể sử dụng cấu trúc độc đáo khác nhau nhưng hầu hết đều tuân theo mẫu cơ bản sau:

• Tóm tắt ý chính: Cũng giống như phần tóm tắt trong một bài báo học thuật, phần tóm tắt ý chính là một phần độc lập tóm tắt những phát hiện trong báo cáo của bạn để người đọc biết về chủ đề của báo cáo. Chúng chủ yếu dành cho các báo cáo chính thức.
• Giới thiệu: Để thiết lập nội dung cho phần thân của báo cáo, phần giới thiệu của bạn có nhiệm vụ giải thích chủ đề tổng thể mà bạn sắp thảo luận, cùng với tuyên bố luận điểm và bất kỳ thông tin cơ bản cần biết nào trước khi bạn đi vào kết quả của riêng mình.
• Phần thân: Phần thân của báo cáo giải thích tất cả những khám phá chính của bạn, được chia thành các tiêu đề chính và tiêu đề phụ. Phần thân chiếm phần lớn toàn bộ báo cáo; trong khi phần giới thiệu và kết luận chỉ dài một vài đoạn, thì phần thân có thể kéo dài hàng trang.
• Kết luận: Kết luận là nơi bạn tập hợp tất cả các thông tin trong báo cáo của mình và đi đến một diễn giải hoặc đánh giá dứt khoát. Đây thường là nơi tác giả đưa ra ý kiến ​​hoặc suy luận cá nhân của riêng họ.

Tuy nhiên, nếu bạn đã quen với cách viết một bài nghiên cứu, bạn sẽ nhận thấy rằng việc viết báo cáo tuân theo cùng một cấu trúc giới thiệu-thân-kết, đôi khi thêm phần tóm tắt. Báo cáo cũng thường có các yêu cầu bổ sung riêng, chẳng hạn như trang tiêu đề và mục lục.

7 bước để viết một báo cáo chuyên nghiệp

Chọn một chủ đề chính cho báo cáo

Trước khi bắt đầu viết, bạn cần chọn chủ đề cho báo cáo của mình. Thông thường, chủ đề sẽ được chỉ định cho bạn, như với hầu hết các báo cáo kinh doanh, hoặc được xác định trước bởi tính chất công việc của bạn, như với các báo cáo khoa học. Nếu đúng như vậy, bạn có thể bỏ qua bước này.

Nếu bạn chịu trách nhiệm chọn chủ đề của riêng mình, cũng như với rất nhiều báo cáo học thuật, thì đây là một trong những bước quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình viết. Cố gắng chọn một chủ đề phù hợp với hai tiêu chí sau:

• Có thông tin đầy đủ: Chọn một chủ đề không quá chung chung nhưng cũng không quá cụ thể, đủ thông tin để điền vào báo cáo nhưng không quá nhiều đến mức bạn không thể bao quát hết.
• Đó là điều bạn quan tâm: Mặc dù đây không phải là một yêu cầu nghiêm ngặt, nhưng nó sẽ giúp ích cho chất lượng của báo cáo nếu bạn quan tâm đến chủ đề này.

Tiến hành nghiên cứu chủ đề

Với các báo cáo kinh doanh và khoa học, nghiên cứu thường là của riêng bạn hoặc do công ty cung cấp—mặc dù vẫn còn nhiều hoạt động tìm kiếm các nguồn bên ngoài ở cả hai loại báo cáo này.

Đối với các bài báo học thuật, bạn chủ yếu tự nghiên cứu, trừ khi bạn bắt buộc phải sử dụng tài nguyên của trường. Đó là một trong những lý do tại sao việc chọn đúng chủ đề lại quan trọng đến vậy; bạn sẽ không tiến xa nếu chủ đề bạn chọn không có đủ nghiên cứu sẵn có.

Nghiên cứu chủ đề

Điều quan trọng không kém khác thể hiện kỹ năng viết báo cáo chính là bạn chỉ nên tìm kiếm các nguồn uy tín: tài liệu chính thức, các báo cáo khác, tài liệu nghiên cứu, nghiên cứu điển hình, sách của các tác giả được kính trọng, v.v. Bạn cũng có thể sử dụng nghiên cứu được trích dẫn trong các báo cáo tương tự khác. Bạn thường có thể tìm thấy rất nhiều thông tin trực tuyến thông qua các công cụ tìm kiếm, nhưng một chuyến ghé thăm thư viện cũng có thể giúp ích cho bạn.

Tạo dàn ý cho báo cáo

Bước tiếp theo trong quá trình viết báo cáo là xây dựng dàn ý. Báo cáo của bạn thường sẽ bao gồm các mục sau:

• Trang tiêu đề
• Mục lục
• Giới thiệu
• Điều khoản tham chiếu
• Tóm tắt ý chính
• Phát hiện
• Phân tích
• Phần kết luận
• Tài liệu tham khảo hoặc thư mục

Thứ tự của các phần này—và việc bạn có quyết định đưa tất cả chúng vào hay không—tùy thuộc vào loại báo cáo cụ thể, độ dài của báo cáo và mức độ trang trọng của nó. Điều quan trọng nhất cần làm khi viết dàn ý là bao gồm tất cả các phần cần thiết và loại bỏ những phần thừa thãi không đóng góp trực tiếp vào mục đích của báo cáo.

Viết bản nháp đầu tiên

Viết bản nháp đầu tiên của báo cáo là một trong những giai đoạn quan trọng nhất để xây dựng một bản báo cáo chuyên nghiệp. Mục đích của bản nháp đầu tiên không phải là để viết một tài liệu hoàn hảo, mà là để lấy tất cả các điểm chính của thông tin ra khỏi đầu bạn và đưa lên trang giấy. Bạn sẽ có thời gian để thêm vào và chỉnh sửa sau lần thử đầu tiên này, vì vậy, mục tiêu chính của bạn chỉ là sắp xếp dữ liệu và phân tích của mình thành một bản nháp sơ bộ.

Trong khi viết bản nháp đầu tiên của báo cáo, bạn có thể sẽ tìm thấy những lỗ hổng trong dữ liệu hoặc lỗ hổng trong phân tích của mình. Ghi lại những vấn đề này, nhưng đừng cố giải quyết chúng khi bạn viết. Thay vào đó, hãy hoàn thành bản nháp và lưu phần giải quyết vấn đề khi bạn bắt đầu quá trình chỉnh sửa.

Phân tích dữ liệu và ghi lại kết quả

Trọng tâm của mọi báo cáo là phần “phát hiện”, tức là phần bạn trình bày và diễn giải dữ liệu của mình. Ví dụ, đối với một kế toán viên, những phát hiện có thể liên quan đến việc giải thích tại sao cổ phiếu của công ty giảm trong quý trước. Đối với một nhà khoa học môi trường, những phát hiện của báo cáo có thể bao gồm một bản tóm tắt về một thí nghiệm về nhựa phân hủy sinh học và kết quả có thể ảnh hưởng như thế nào đến các phương pháp quản lý chất thải.

Phân tích dữ liệu

Phần phát hiện phải luôn cung cấp thông tin có giá trị liên quan đến chủ đề hoặc vấn đề bạn đang giải quyết, ngay cả khi kết quả không được lý tưởng. Nếu bạn kết luận rằng dữ liệu không đầy đủ hoặc phương pháp nghiên cứu có sai sót, bạn sẽ cần giải thích điều này một cách chuyên nghiệp và cẩn trọng.

Đề xuất các giải pháp hoặc hành động liên quan

Phần cuối cùng của nội dung báo cáo là (các) đề xuất của bạn. Sau khi kiểm tra dữ liệu và phân tích chúng, bạn có đủ điều kiện để trình bày ý tưởng về những hành động nên được thực hiện để đáp ứng với những phát hiện của bạn. Ví dụ: sau khi xem xét số giờ làm thêm mà nhóm của họ đang làm việc, người quản lý dự án có thể đề xuất việc tuyển thêm một thành viên khác.

Chỉnh sửa và phân phối báo cáo

Giai đoạn cuối cùng của việc viết báo cáo là chỉnh sửa nó một cách kỹ lưỡng. Bạn sẽ cần chỉnh sửa các lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả và lỗi đánh máy.

Bạn cũng sẽ cần kiểm tra lại dữ liệu của mình, đảm bảo rằng các trích dẫn của bạn là chính xác và đọc toàn bộ tài liệu để đảm bảo nó trình bày một câu chuyện mạch lạc. Nếu báo cáo sẽ được nhiều độc giả đọc, bạn có thể quyết định nhờ người khác đọc lại báo cáo hoặc đưa ra ý kiến của họ về mức độ dễ đọc của nội dung.

Phân phối báo cáo có thể có các hình thức khác nhau tùy thuộc vào nghề nghiệp cụ thể của bạn. Bạn có thể gửi email cho người giám sát của mình, trình bày trong cuộc họp nhân viên hoặc xuất bản nó trên tạp chí. Bất kể nó được đọc như thế nào và ở đâu, mục tiêu của bạn luôn là tạo ra một tài liệu ngắn gọn, đầy đủ thông tin và hiệu quả để góp phần tăng năng suất tại nơi làm việc.

Một vài tips giúp bạn viết báo cáo hiệu quả

Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn cải thiện kỹ năng viết báo cáo:

• Hiểu đối tượng mục tiêu của bạn: Bạn cần hiểu báo cáo này dành cho ai, tại sao họ cần thông tin này và bạn muốn họ làm gì sau khi đọc nó. Thấu hiểu đối tượng đọc sẽ giúp bạn định hướng phong cách báo cáo và đảm bảo truyền đạt thông tin của mình một cách hiệu quả.
• Đọc lại cẩn thận: Không gì có thể làm hỏng một báo cáo chất lượng ngoại trừ một lỗi đánh máy bị bỏ sót. Trước khi bạn gửi hoặc trình bày báo cáo của mình, hãy nhớ đọc lại cẩn thận xem có lỗi nào hay không.
• Hãy cởi mở khi nhận phản hồi: Tùy thuộc vào chức danh công việc của bạn, bạn có thể nhận được những lời chỉ trích hoặc phản hồi về (các) báo cáo của mình. Cố gắng tiếp thu và cởi mở đối với chúng. Nếu bạn sẵn sàng nhận phản hồi và thực hiện các đề xuất của cấp trên, kết quả là kỹ năng viết báo cáo của bạn sẽ được cải thiện.
• Sử dụng thời gian của bạn một cách khôn ngoan: Viết một báo cáo chất lượng có thể mất từ vài giờ đến vài tuần. Trước khi bạn bắt đầu, hãy đảm bảo sắp xếp thời gian hợp lý và đặt lịch viết thường xuyên và cho cả các công việc hàng ngày để giữ tiến độ của bạn đi đúng hướng.

Kết

Vậy là chúng ta đã cùng tìm hiểu kỹ năng viết báo cáo và cách tiếp cận cơ bản khi bắt đầu một báo cáo bất kỳ. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn nhanh chóng làm quen với một trong số các loại văn bản thường thấy tại nơi làm việc. Nếu cảm thấy thích thú với các nội dung tương tự, hãy share để cập nhật thêm nhiều tips thú vị dành cho dân văn phòng nhé!

_Sưu tầm_

------------

𝐕𝐓𝐄𝐃𝐂𝐎 𝐉𝐎𝐁𝐒

Tuyển dụng & Cung ứng lao động Talent Search & Manpower Outsourcing Service

🌐 http://vtedco.vn

📲 VTEDCO Jobs (available on iOS & Android)

☎️ 1900 5858 33

📩 contact@vtedco.vn

Zalo chat: 070 5500 948 / 089 6685 833

Zalo OA: Tuyển dụng VTEDCO Jobs

Youtube channel: https://bit.ly/3BDFrPA

📬 Trụ sở chính: MG02-12A thuộc TTTM Vincom Lê Thánh Tông, Máy Tơ, Ngô Quyền, Hải Phòng, Việt Nam

🚩 Chi nhánh 1: Đường Lê Lợi, Khu 4, P. Quảng Yên, TX. Quảng Yên, T. Quảng Ninh, Việt Nam

🚩 Chi nhánh 2: Khu trung tâm KĐT Tây Hồ Tây, Đ. Trục Tây Thăng Long, P. Xuân Tảo, Q. Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội, Việt Nam

🚩 Chi nhánh 3: Bàu Bàng, P. 13, Q. Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam