5S trong sản xuất là gì?

Tiêu chuẩn 5S trong sản xuất là một phương pháp sắp xếp, quản lý nơi làm việc theo phương pháp của Nhật Bản, bắt nguồn từ hệ thống Sản xuất của Toyota. Hệ thống này nhằm mang lại kết quả kinh doanh có giá trị bên cạnh các phương pháp sản xuất tinh gọn khác, chẳng hạn như Kaizen, Kanban, Jidoka,... Thực hiện tổ chức sản xuất tinh gọn bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu đến giữa thế kỷ 20 và được các doanh nghiệp Mỹ áp dụng vào cuối thế kỷ 20. 

5S là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật bao gồm Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, và Shitsuke tương ứng với 5 từ trong tiếng anh Sort (Sàng lọc), Set in order (Sắp xếp), Shine (Sạch sẽ), Standardize (Săn sóc), Sustain (Sẵn sàng). Mặc dù triết lý 5S trong sản xuất tinh gọn nghe có vẻ hơi trừu tượng, nhưng thực ra đây là một phương pháp thực hành rất thực tế, để thành công đòi hỏi sự tham gia của tất cả người lao động. Bằng việc áp dụng tiêu chuẩn 5S này mà các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất có thể xây dựng một hệ thống và triết lý quản lý sản xuất vững vàng. 

Lợi ích của phương pháp 5S trong sản xuất 

Phương pháp sản xuất tinh gọn 5S có các mục tiêu chính xác dẫn đến những lợi ích có thể đo lường được. Lợi ích chung cho các công ty áp dụng 5S bao gồm:

• Tăng năng suất
• Tăng cường sự nhanh nhẹn và linh hoạt
• Hình ảnh công ty tốt hơn giữa khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên
• Cải thiện an toàn
• Tỷ lệ lỗi thấp hơn
• Giảm chi phí sản xuất
• Tính khả dụng của thiết bị cao hơn
• Sử dụng tài sản tốt hơn
• Tăng cường tuân thủ quy định

Quy trình 5S trong sản xuất

Mỗi một chữ S sẽ đại diện cho một bước của quy trình sau đây:

1. Seiri –Sàng lọc – Sort: 

Bước đầu tiên trong 5S là Sàng lọc. Sắp xếp các vật liệu, chỉ giữ lại những vật dụng thiết yếu cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. (Hành động này liên quan đến việc xem qua tất cả đồ dùng trong không gian làm việc để xác định đồ dùng nào cần thiết và đồ dùng nào có thể loại bỏ. Mọi thứ không được sử dụng để hoàn thành quy trình làm việc nên rời ra khỏi khu vực làm việc).

2. Seiton – Sắp xếp – Set in order

Đảm bảo rằng tất cả các mục được sắp xếp và mỗi mục có một nơi được chỉ định. Sắp xếp tất cả các vật dụng còn lại tại nơi làm việc một cách hợp lý để chúng giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ dễ dàng hơn. Điều này thường liên quan đến việc đặt các vật phẩm ở những vị trí thuận tiện, nơi mọi người sẽ không cần phải cúi xuống hoặc thực hiện thêm các động tác để tiếp cận chúng.

3. Seiso – Sạch sẽ – Shine

Chủ động nỗ lực giữ cho khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp để đảm bảo công việc có mục đích. Điều này có nghĩa là làm sạch và duy trì không gian làm việc mới được tổ chức. Nó có thể liên quan đến các công việc thường ngày như lau nhà, phủi bụi, v.v. hoặc thực hiện bảo trì máy móc, dụng cụ và các thiết bị khác.

4. Seiketsu – Săn sóc – Standardlize

Tạo một bộ tiêu chuẩn cho cả tổ chức và quy trình. Về bản chất, đây là nơi bạn lấy ba chữ S đầu tiên và đặt ra các quy tắc về cách thức và thời điểm thực hiện các nhiệm vụ này. Các tiêu chuẩn này có thể liên quan đến lịch trình, biểu đồ, danh sách, v.v.

 5. Shitsuke – Sẵn sàng – Sustain

Đây là S hình thành thói quen thực hiện tiêu chuẩn 5S trong sản xuất - một trong những tiêu chuẩn khá khó thực hiện. Những hoạt động đào tạo, những hình thức khen thưởng và kỷ luật là những việc cần thiết để thúc đẩy hành động của từng cá nhân, dẫn đến có tinh thần và trách nhiệm, tự giác thực hiện tiêu chuẩn 5S trong sản xuất. 

Doanh nghiệp nào nên áp dụng triển khai 5S?

Phương pháp 5S được áp dụng với nhiều loại hình Doanh nghiệp tại Việt nam như sản xuất, y tế, dịch vụ, giáo dục,… Vì thế bất cứ Doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng quy trình 5S để giúp tăng năng suất và cải thiện môi trường làm việc.

Đối với các Doanh nghiệp có môi trường làm việc phúc tạp, nhiều trang thiết bị máy móc, công cụ hoặc sản phẩm phải tuân theo quy định an toàn, đảm bảo chất lượng và môi trường thì áp dụng phương pháp 5S cần đặc biệt quan tâm.

Ngoài ra, đối với các Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý môi trường làm việc, chi phí sản xuất cao, có nhiều lãng phí trong sản xuất hoặc muốn gia tăng năng suất có thể áp dụng phương pháp 5S để cải thiện những điều đó.

Các bước thực hiện quy trình 5S

Để thực hiện thành công, 5S cần được triển khai và áp dụng một cách triệt để, có độ bao phủ lên toàn bộ doanh nghiệp, kho bãi, nhà xưởng… Quy trình thực hiện 5S được thực hiện qua các bước chi tiết sau đây:

Bước 1: Giai đoạn chuẩn bị

Bước đầu tiên là công đoạn không thể thiếu, đó là hình thành phòng ban chịu trách nhiệm chính cho chương trình 5S. Họ là những người trực tiếp làm việc với chuyên gia 5S để xây dựng kế hoạch, thiết lập các tiêu chuẩn và quy định cần thiết. Đội ngũ này thường là bộ phận Ban lãnh đạo trong tổ chức để thực hiện công tác đào tạo, giám sát và đánh giá quy trình thực hiện.

Bước 2: Phát động chương trình 5S

Các tiêu chí 5S cần được thực hiện cách nghiêm túc, vì vậy cần có chương trình phát động phong trào để tinh thần 5S hình thành và giúp cho đội ngũ nhân viên hiểu được tầm quan trọng, những mục tiêu và mong muốn mà ban lãnh đạo đưa ra.

Sau đó, hoạt động tuyên truyền chính sách cần được duy trì thường xuyên, thông qua các hình ảnh, biểu ngữ, các chương trình sự kiện được diễn ra. Giúp đội ngũ nhân viên dễ dàng tiếp cận dễ dàng và hình thành thói quen 5S.

Bước 3: Sàng lọc và vệ sinh khu vực

Sau khi đã hiểu rõ về 5S, bước tiếp theo là tiến hành vệ sinh khu vực và sàng lọc các công việc, công cụ theo hệ thống đã được thiết kế. Song song với đó là tổ chức các chương trình thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng để phong trào phấn đấu luôn diễn ra thật sôi nổi. Khi đó, tinh thần của 5S được lan tỏa mạnh mẽ đến từng cá nhân. Trách nhiệm trong công việc cũng được nâng lên đáng kể. Đây là giai đoạn 5S bắt đầu phát huy vai trò và lợi ích của nó.

Bước 4: Sắp xếp những thứ cần thiết

Để 5S tiếp tục phát huy tầm quan trọng, công việc sắp xếp là cần thiết. Có phương pháp sắp xếp thông minh, có khoa học để tối ưu hóa không gian bố trí của kho bãi. Các dụng cụ, nguyên vật liệu được sắp xếp hợp lý cũng giúp ích rất nhiều trong việc tối ưu hóa quy trình thực hiện 5S.

Bước 5: Duy trì sạch sẽ – săn sóc – sẵn sàng

5S không phải là quá trình thực hiện trong một giai đoạn ngắn, nhưng là công việc luôn phải duy trì và cải tiến liên tục. Trong bước này ban lãnh đạo cần luôn giữ được tinh thần 5S cho các thành viên, phối hợp các hành động để phát huy tối đa hiệu quả công việc.

Có các chương trình tuyên dương và khen thưởng dựa vào kết quả đã đạt được trong quá trình thi đua và thực hiện. Đặc biệt, cần đảm bảo phong trào thi đua gắn liền với các hoạt động thực tế, được thực hiện đúng, đầy đủ và có trách nhiệm. Khi đấy phong trào 5S mới trở nên có ý nghĩa.

Bước 6: Đánh giá mức độ hiệu quả áp dụng 5S

Khi các công tác trong hoạt động 5S đã mang lại hiệu quả, doanh nghiệp không nên phớt lờ mà cần luôn duy trì được sự quan tâm. Thông qua việc đánh giá các kết quả đầu ra, thu nhận các số liệu và thành tích đã đạt được, xem đó như một mức chuẩn để đánh giá cho những lần thực hiện kế tiếp.

Công đoạn đánh giá không chỉ so sánh trong quy mô nội bộ. Ban triển khai 5S cần có tầm nhìn sâu rộng để đánh giá các đổi thủ và thị trường. Đối chiếu quy mô, so sánh các ưu và nhược điểm. Qua đó rút ra bài học để ngày càng cải tiến mức độ hiệu quả áp dụng 5S vào doanh nghiệp

Yếu tố giúp doanh nghiệp áp dụng 5S thành công

Áp dụng thành công 5S không phải là chuyện có thể thực hiện trong 1,2 ngày đây là quá trình đòi hỏi sự nỗ lực của nhiều cá nhân trong thời gian dài. Nếu chỉ xem kết quả mang lại ban đầu là sự thành công thì có vẻ bạn đã quá sai lầm. Điều quan trọng ở đây là cần duy trì các bước thực hiện 5S được áp dụng như một vòng lặp, xem nó như một công việc thường xuyên phải thực hiện trong ngày.

Mỗi doanh nghiệp tùy theo từng đặc điểm mà có các yếu tố áp dụng khác nhau. Qua quá trình đào tạo và tư vấn, PMS rút ra một số điều có thể giúp đa số doanh nghiệp có thể áp dụng 5S hiệu quả hơn như:

• Sự tham gia, hỗ trợ từ ban lãnh đạo

Cần có sự cam kết rõ ràng, các mục tiêu và chiến lược được hoạch định đúng hướng, khi đó việc vận dụng 5S mới có thể mang lại hiệu quả. Ban quản lý là những người trực tiếp tham gia giám sát, đánh giá hiệu suất quy trình và ghi nhận các phản hồi từ người lao động. Họ cũng đem lại sự hỗ trợ chuyên môn kịp thời để giúp nhân viên có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

• Phối hợp giữa các phòng ban

Tạo điều kiện cho các phòng ban có thể hiểu rõ các đặc điểm đặc thù trong công việc của nhau. Đây là cơ hội tốt giúp họ sáng tạo các cách thức để tối ưu hóa sự kết nối và chuyển dịch trong quy trình.

• Tinh thần của đội ngũ nhân viên

Nâng cao tinh thần trách nhiệm và tự giác là yếu tố cốt lõi để doanh nghiệp có thể duy trì được 5S. Thay vì truyền tải và ép buộc nhân viên phải tham gia, hãy xây dựng các chương trình khuyến khích và khen thưởng hấp dẫn.

Tạo ra sự hào hứng và tự nguyện trong công việc giúp đem lại nhiều ý tưởng hay, nó cũng là cơ hội giúp gia tăng mối quan hệ và tinh thần đoàn kết trong đội nhóm. Suy nghĩ tích cực với mô hình 5S, thông qua hành động và trở thành một thói quen.

• Công tác đánh giá tiến độ

Đừng mải mê với những kết quả tốt, hay ghi nhận nó và cả những điều chưa hoàn thành tốt. Công tác này cần được thực hiện định kỳ để giúp thu thập những dữ liệu quý giá. Hỗ trợ cho công tác xây dựng chiến lược và các bước cải tiến trong thời gian tiếp theo.

• Cải tiến liên các tiêu chuẩn 5S

Doanh nghiệp không thể dậm chân ở mãi một chỗ, vì vậy các tiêu chuẩn luôn phải được cải tiến liên tục qua từng giai đoạn, điều này không bao giờ là vô ích cả. Nhìn vào các doanh nghiệp của Nhật Bản và học hỏi, cho thấy lý do tại sao yếu tố này lại quan trọng đến như vậy.

Vai trò của ban lãnh đạo và nhân viên trong quản lý 5S

Ban lãnh đạo là người cam kết và bộ phận nhân viên cùng hợp sức thể thực hiện điều đó. Vì vậy vai trò của toàn nhân sự là rất quan trọng trong quá trình quản lý 5S. Điều này còn được thể hiện qua việc 5S phát huy hiệu quả nhất khi được thực hiện dựa trên tính tập thể.

Khi mô hình 5S được triển khai, cần có đội ngũ chịu trách nhiệm giám sát và đánh giá – đây chính là công việc của ban lãnh đạo. Qua đó giúp phát huy những thế mạnh và hạn chế tối thiểu những sai sót có thể xảy ra.

Còn đối với bộ phận nhân viên, khi được trang bị năng lực để thực hiện đúng các nguyên tắc, việc duy trì 5S sẽ luôn được đảm bảo và ngày càng mang lại nhiều lợi ích và hiệu quả.

Một vài lưu ý khi triển khai tiêu chuẩn 5S

Doanh nghiệp khi thực hiện 5S cần lưu ý một vài điểm sau đây để việc thực hiện mang lại hiệu quả:

• Đội ngũ ban lãnh đạo cần hiểu rõ được nguyên tắc cốt lõi của 5S, cập nhật các xu hướng tiêu chuẩn 5S mới nhất. Để qua đó xây dựng chiến lược, hình thành các tiêu chuẩn, xây dựng chế độ phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
• Đội ngũ nhân viên cần được đào tạo bài bản, có kiến thức nền tảng để thực hiện. Tránh tình trạng đội ngũ nhân sự cảm thấy mơ hồ, không hiểu rõ được tầm quan trọng của hệ thống, thậm chí còn không biết 5S.

Để triển khai 5S thành công, bạn cần đáp ứng được 2 tiêu chí trên. Thế nhưng, để thực hiện được điều này không phải là công việc đơn giản. Trong thời đại số hóa, những tiêu chuẩn như 5S là rất quan trọng và hữu ích đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chưa có quá nhiều nguồn lực thì một giải pháp chuyển đổi số sản xuất cũng có thể là bước đi đầu tiên giúp doanh nghiệp tiến tới những tiêu chuẩn khắt khe hơn. 

_Sưu tầm_